3 veier til positivt ytringsklima
Tause ansatte gagner verken produktiviteten eller trivsel på jobb.
Fortløpende, små og store teknologiske nyvinninger og global konkurranse utfordrer ledere i moderne, kunnskapsintensive organisasjoner. Bærekraftig ledelse krever som regel mer kunnskap, erfaring og innovasjonsgnist enn lederen selv, eller ledergruppen hennes, har på lager. Man er avhengig av inputen fra engasjerte ansatte som har førstehåndskunnskap fra de ulike prosessene som de til daglig jobber med. Det er de som best kjenner til både styrker og svakheter, de vet hvor skoen trykker, eller hva som fungerer på en tilfredsstillende måte og kan bygges videre på.
Dessverre viser forskning, både i Norge og i verden ellers, at ansatte ofte forblir tause overfor ledelsen, selv når de har lagt merke til kritikkverdige forhold eller har pønsket ut et forbedringsforslag. Tausheten skyldes to forhold.
For det første opplever tause ansatte lav psykologisk trygghet: De frykter negative reaksjoner fra ledere, for eksempel at de skal bli oppfattet som ‘vanskelig’ eller den som ‘bare problematiserer’ istedenfor å ‘jobbe på og gjøre det beste ut av situasjonen’. Videre tror mange at negative personlige konsekvenser følger med slike merkelapper, typisk i form av dårlige vurderinger fra ledere eller tap av forfremmelsesmuligheter.
For det andre opplever tause ansatte lav ytringseffektivitet. Mange tenker: «Selv om jeg sier fra kommer ingen til å bry seg, ingenting kommer til å skje.» Da kan det hende at man beslutter at det å forbli taus representerer en mer effektiv bruk av knappe tidsressurser.
Hva kan ledere som innser betydningen av ansattes input gjøre, for å frigjøre deres ytringer? Her er tre forskningsbaserte tips til deg som ønsker å få dette til.
1. Sats på å skape et positivt ytringsklima på arbeidsplassen din
Når ansatte opplever et positivt ytringsklima i arbeidsgruppen, teamet eller organisasjonen som helhet, er de ikke redde for å si fra, fordi de er trygge på at deres ytringer ikke vil føre til negative personlige konsekvenser (høy grad av psykologisk trygghet). Videre vet de at deres ytringer blir tatt på alvor og vurdert av ledelsen (høy grad av ytringseffektivitet). Men, hvordan får man dette til?
2. Inkluder ansatte i beslutningsprosesser
Inviter de ansatte til å delta på en slik måte at de føler at du som leder ikke bare ønsker, men trenger at de skal bidra. Lytt til deres råd og pass på å ta hensyn til i hvert fall noe av det de sier i dine beslutninger. Slik vil de også kjenne på at det nytter å si fra, at deres innspill blir hørt og tatt hensyn til. Bare det å invitere de ansatte til å delta, og å høre på deres råd uten å nødvendigvis ta hensyn til det i beslutningsprosesser, ser i utgangspunktet ut til å være nok til å skape positive ringvirkninger. Hvis du som leder derimot gang på gang ikke tar hensyn til dine ansattes råd, vil ytringseffektiviteten til slutt lide. Derfor er det nødvendig at når ledere først inviterer ansatte til å delta og mene noe, hensyntas også deres input i beslutningsprosesser. Med andre ord: For å få til et varig og stabilt positivt ytringsklima blir en viss deling av beslutningsmakt mellom formelle ledere og ansatte nødvendig.
3. Bygg opp tillitsfulle forhold med dine ansatte
Når relasjonen mellom ansatt og leder preges av tillit, skaper det gode forutsetninger for ærlig kommunikasjon. I et slikt forhold stoler ansatte på at deres ytring ikke vil føre til negative merkelapper, samtidig som de har en klar forventning om at lederen vil ta ytringen på alvor. For å skape et tillitsfullt forhold må lederen opptre profesjonelt, og lojalt støtte de ansattes ve og vel. Videre er samsvaret mellom ord og handling essensielt for å kunne oppfattes som tillitsfull: Å kunne ‘walk the talk’ er en forutsetning for at ledere skal kunne fortjene de ansattes tillit.
Fordeler ved et positivt ytringsklima
Forskning viser at flere positive utfall kan følge med etableringen av et positivt ytringsklima, som for eksempel bedre prestasjoner og høyere kvalitet på kundeservice i gruppene som får dette til, samt en høyere grad av tillit og hjelpsomhet blant gruppemedlemmene. I tillegg kan det tenkes at når ansatte opplever et positivt ytringsklima — slik at det både blir trygt og nyttig å si fra om kritikkverdige forhold — vil de faktisk gjør dette i løpet av den daglige samhandlingen med sine ledere, istedenfor å ty til formelle varslingsrutiner. En effektiv direkte kommunikasjon om problemer på arbeidsplassen er å foretrekke, fremfor lite hyggelige og dyre formelle varslingssaker. Det er altså bare under forutsetning av at det føles trygt og nyttig for den ansatte å si fra direkte til ledelsen.
Følg 3min på Facebook, så blir du oppdatert på de ferskeste sakene!
